伴随着电脑、网络办公在医院的快速普及与应用，并且，由于在医院各种管理活动中，由于医疗业务的扩展，形成了电子文档的数量剧增，档案信息总量激增，越来越多的医院档案信息调取和使用，以及各个部门的各种需求不断涌现，对档案合理利用的期望日益提高，旧有的管理模式已不适应医院档案管理的需要，医院档案数字化建设已成为医院办公发展的必然趋势。

一、医院为什么要进行档案数字化建设？

归档数字化就是利用数字化手段，以综合的档案信息资源作为处理核心，对数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网设施联接和提供利用，实现超大规模的资源共享、分布式数字信息系统。目前各医院均采用基于因特网的共享信息系统、电子病案档案、数字医学影像资料、像医生和护士工作站这样的应用程序产生了大量的电子文档、电子文档、电子病历、目前，档案管理的传统方法和使用方法已不能适应今天的需要，大量的电子文件必须进行有效的管理、分类、存储。反之，则会影响医院档案价值的发挥，造成医院工作效率低下。因此，加快医院档案信息化建设，利用现代科技手段，对医院档案资源进行数字化管理，实现医院各种信息资源的有效整合与共享，是实现医院档案事业可持续发展，提高医院各部门工作效率的重要内容。

二是医院档案数字化建设发展路径。

就其它医院数字化建设的发展路径而言，要实现医院传统的档案管理向数字化管理的转变，需要经过三个阶段：以档案自动化为核心内的基础阶段；面向单个档案室开展资源开发和提供使用服务的个人数字档案室阶段；以及深入开发和整合档案信息资源的联合档案利用阶段。

首先，在20世纪70年代末、80年代初，计算机的普及，使医院的档案自动化成为其重要内容和基础，这一阶段是档案工作向现代化迈进的一个重要内容和基础。这一时期，计算机的普及以及信息化办公的广泛应用使医院必须进行档案自动化建设。由于各医院为提高工作效率，各医院为提高工作效率，开展了自动归档、查询、存档等工作，建立了一套自动管理系统，实现了医院档案管理由手工管理向电脑管理的转变。这一时期，医院档案信息管理仍然围绕着档案收集、鉴定等传统服务功能，提供了档案咨询、查询等信息服务模式。但是，这一模式基本上采用了传统的档案服务模式，随着社会信息化程度的提高，这种传统的信息服务模式已经很难适应现代信息环境对档案信息服务的需求。

二是医院档案信息数字化发展第二阶段，是面向档案室开展资源开发、提供利用服务的个人数字档案室阶段，是当前一些大型医院档案数字化工作的目标。本阶段数字化建设的核心是馆藏档案数字化和网络化，形成以数字化档案信息资源为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传输为服务的新型档案室。个别数字化档案室阶段主要采用以数字化档案信息资源开发与提供利用为基础的“资源中心”服务模式，突出了信息资源对档案信息管理与服务的主导作用。

其三，档案数字化发展的方向是共享与联合，这个阶段的数字化档案室建设是通过网络互联技术，整合个人数字化归档室，充分利用各科拥有的档案资源、人员、技术装备等使档案信息资源尽可能多的开发、共享、利用，最大限度满足用户对档案信息的需要，以档案信息资源效用最大化，构建一个完全意义上的数字化档案室，按照权限分配，实现档案信息共享。

三是档案数字化建设的难点。

(一)纸质文件与电子文件同时存在。

数字档案室仅仅是一个“信息空间”，需要传统档案室中的信息资源相互连接、转化而成，尽管医院每天都有大量电子文件生成和使用，但由于电子文件的方便、快捷、储存方便而忽略了纸质文件的存档，但是，他无法替代传统档案，其法律功能和凭证功能还没有取代纸质文件的地位。所以，数字化档案不能取代传统档案，而是将其视为对传统档案新功能的扩展，实现纸质文档与电子文档共存的制度，是从纸文档到电子文档的过渡过程中坚持的一项重要内容，论文、电子版文档和电子版文档必须与纸质文档一起归档，并解决了纸质文档与电子文档如何合理配置，什么文件要数字化，什么样的存储机制才能最方便地利用档案信息等技术问题。

(二)电子档案的安全保护问题十分突出。

因为电子文件不受载体传输的限制，其时空制约性较差，其内容及位置极容易改变，由于易受不法侵害、设备突发性故障等因素的影响，易丢失性严重威胁到档案信息的安全，因此，要严格执行国家法律、法规，建立本单位电子档案管理制度，加强安全防范。

(三)档案管理人员的计算机专业水平应该不断提高。

由于信息网络技术的广泛应用，档案管理者已从单纯意义上的保管人变成了信息资源的管理者，分析员和组织者，提供与传递者，信息使用的领航者，因此，加强档案业务人员的培训，提高其计算机技术水平，在数字档案建设中，网络知识与信息的甄别能力至关重要。要定期派出档案工作人员出去学习、培训，及时掌握档案管理的新动态、新技术。